Wie lassen sich Abschlagsrechnungen mit dem Zahlungsplan abgleichen?

Abschlagsrechnung und Zahlungsplan in fünf Schritten abgleichen

Für den Abgleich sollten der aktuelle Zahlungsplan, die neue Abschlagsrechnung, frühere Abschlagsrechnungen und die bisherigen Zahlungsnachweise nebeneinanderliegen. So lässt sich vermeiden, dass lediglich eine einzelne Rechnung betrachtet wird, während Abweichungen aus früheren Raten unbemerkt bleiben.

1. Die passende Rate im Zahlungsplan zuordnen

Zuerst ist zu klären, welche Zahlungsrate zur Abschlagsrechnung gehört. Dabei sollte nicht allein auf die Nummerierung vertraut werden. Eine “3. Abschlagsrechnung” muss nicht automatisch mit der dritten Position eines Zahlungsplans identisch sein.

Aussagekräftiger sind die Angaben zum Bauabschnitt oder zum vereinbarten Zahlungsmeilenstein. Im Zahlungsplan kann beispielsweise eine Rate nach Fertigstellung der Bodenplatte, nach Errichtung des Rohbaus oder nach einem anderen vertraglich festgelegten Leistungsstand vorgesehen sein. Die Rechnung sollte erkennen lassen, auf welchen Leistungsstand sie sich bezieht.

Geprüft werden deshalb insbesondere:

• Bezeichnung des Bauabschnitts,
• beschriebene beziehungsweise abgerechnete Leistungen,
• vereinbarte Rate oder Prozentangabe,
• zugrunde gelegte Vertragssumme,
• Reihenfolge innerhalb des aktuell gültigen Zahlungsplans.

In der Praxis entscheidend ist die Zuordnung der Rechnung zur vereinbarten Leistung und nicht lediglich die Nummer der Rechnung.

2. Den vorgesehenen Betrag der Rate ermitteln

Im nächsten Schritt wird der Soll-Betrag aus dem Zahlungsplan bestimmt. Je nach Vertrag kann dort ein fester Geldbetrag oder ein Prozentsatz der vereinbarten Vergütung stehen.

Ist beispielsweise eine Rate von 10 Prozent vorgesehen, sollte nachvollziehbar sein, auf welche Vertragssumme dieser Prozentsatz angewendet wurde. Hat sich die Vergütung seit Vertragsabschluss verändert, kann dadurch auch der errechnete Betrag abweichen.

Damit lässt sich die Abschlagsrechnung mit der vereinbarten Rate vergleichen. Eine Differenz ist dabei zunächst nur ein Prüfhinweis. Sie bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung falsch ist. Entscheidend ist, ob sich nachvollziehen lässt, warum der Rechnungsbetrag vom ursprünglichen Soll-Wert abweicht.

3. Rechnungsbetrag mit dem Zahlungsplan vergleichen

Nun kann der konkrete Rechnungsbetrag im Zahlungsplan geprüft werden. Dabei sollte erkennbar sein, ob die Rechnung ausschließlich die neue Rate ausweist oder zusätzlich bereits früher berechnete Leistungen kumuliert darstellt.

Beispiel: Sieht der Zahlungsplan für den aktuellen Bauabschnitt 40.000 Euro vor, während die Rechnung 44.000 Euro verlangt, besteht eine Abweichung von 4.000 Euro. Diese Differenz sollte nicht allein rechnerisch betrachtet werden. Zu klären ist beispielsweise, ob zusätzliche vereinbarte Leistungen enthalten sind, sich die Berechnungsgrundlage geändert hat oder eine Position anders zugeordnet wurde.

Hat sich der Vertragsumfang durch Sonderwünsche oder zusätzliche Leistungen verändert, muss gegebenenfalls auch geprüft werden, wie Nachträge den Zahlungsplan verändern.

4. Gestellte und bezahlte Abschläge getrennt erfassen

Beim Abgleich entsteht häufig ein Fehler, wenn gestellte Rechnungen und tatsächlich bezahlte Beträge gleichgesetzt werden. Beides sollte getrennt dokumentiert werden.

Eine Abschlagsrechnung kann bereits gestellt worden sein, obwohl sie noch nicht vollständig bezahlt wurde. Ebenso können Teilzahlungen, Gutschriften oder Korrekturen dazu führen, dass die Summe der Rechnungen nicht mit der Summe der Überweisungen übereinstimmt.

Sinnvoll sind deshalb mindestens drei Werte:

• Soll laut Zahlungsplan,
• bisher gestellte Abschlagsrechnungen,
• tatsächlich bezahlte Abschläge.

Diese Trennung macht sichtbar, ob eine Differenz aus der neuen Rechnung stammt oder bereits bei einer früheren Zahlung entstanden ist.

5. Den kumulierten Zahlungsstand kontrollieren

Eine einzelne Abschlagsrechnung kann rechnerisch plausibel wirken und trotzdem zu einem auffälligen Gesamtstand führen. Deshalb sollte nach jeder neuen Rechnung zusätzlich die Summe aller bisherigen Abschläge betrachtet werden.

Angenommen, der Zahlungsplan sieht nach Erreichen eines bestimmten Bauabschnitts insgesamt 160.000 Euro an Abschlagszahlungen vor. Wurden bislang 120.000 Euro abgerechnet und kommen weitere 40.000 Euro hinzu, entspricht der kumulierte Rechnungsstand zunächst diesem Soll-Wert.

Würden dagegen bereits 128.000 Euro früherer Rechnungen plus 40.000 Euro der neuen Rechnung zusammenkommen, läge der gestellte Gesamtbetrag bei 168.000 Euro. Die Differenz von 8.000 Euro müsste nachvollziehbar erklärt werden.

Der Blick auf den Gesamtstand hilft außerdem dabei, eine mögliche Überzahlung zu erkennen, ohne sich ausschließlich auf die jeweils letzte Rechnung zu konzentrieren.

Ein einfaches Prüfblatt erleichtert den Vergleich

Eine übersichtliche Tabelle verhindert, dass Zahlungsplan, Rechnungen und Überweisungen nur einzeln betrachtet werden. Besonders hilfreich ist die getrennte Darstellung von Soll, gestellt und bezahlt.

Die Zahlen dienen nur zur Veranschaulichung des Prüfprinzips. Aus der letzten Zeile lässt sich noch nicht ableiten, dass die Rechnung unberechtigt ist. Sichtbar wird aber sofort, an welcher Stelle eine Differenz besteht und welcher Betrag geklärt werden muss.

Gerade bei längeren Bauprojekten sollte dieselbe Übersicht fortgeführt werden. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Beträge geplant, in Rechnung gestellt und tatsächlich überwiesen wurden.

Warum die richtige Rate allein nicht genügt

Ein Zahlungsplan beschreibt nicht nur Geldbeträge, sondern verbindet Zahlungen häufig mit bestimmten Bau- oder Leistungsständen. Deshalb reicht es nicht aus, wenn der Rechnungsbetrag rechnerisch mit einer Rate übereinstimmt.

Zu prüfen ist zusätzlich, ob die Leistung, an die diese Rate geknüpft wurde, tatsächlich erbracht beziehungsweise der vereinbarte Bauabschnitt erreicht wurde. Das ist besonders wichtig, wenn Zahlungsplan und tatsächlicher Bauablauf zeitlich auseinanderlaufen.

Ist nicht eindeutig feststellbar, ob der zugrunde gelegte Leistungsstand erreicht wurde, sollte der Baufortschritt vor der Zahlung dokumentiert und die Zuordnung der Rechnung geklärt werden.

Eine im Zahlungsplan genannte Kalenderwoche oder ein ursprünglich erwarteter Termin ersetzt diese Kontrolle nicht automatisch. Verschiebt sich der Bauablauf, kann auch die zeitliche Einordnung einer Abschlagszahlung anders ausfallen als ursprünglich geplant.

Was tun, wenn Rechnung und Zahlungsplan nicht übereinstimmen?

Eine Abweichung sollte zunächst konkret eingegrenzt werden. Statt nur festzustellen, dass die Rechnung “zu hoch” oder “anders als geplant” ist, sollte ermittelt werden, welcher Bestandteil nicht übereinstimmt.

Bauabschnitt und Zahlungsrate passen nicht zusammen

Nennt die Rechnung einen anderen Bauabschnitt als der Zahlungsplan für die betreffende Rate, sollte zunächst geprüft werden, ob unterschiedliche Fassungen des Zahlungsplans verwendet wurden oder sich die Reihenfolge der Leistungen geändert hat.

Auch eine bloße abweichende Bezeichnung muss nicht zwingend einen Fehler darstellen. Entscheidend ist, ob sich die abgerechnete Leistung eindeutig der vertraglich vereinbarten Rate zuordnen lässt.

Der Rechnungsbetrag weicht von der vereinbarten Rate ab

Bei einer höheren oder niedrigeren Rechnung sollte geprüft werden, wie der Betrag berechnet wurde. Relevant sind insbesondere die verwendete Vertragssumme, mögliche Korrekturen früherer Rechnungen sowie vereinbarte Änderungen des Leistungsumfangs.

Die Ursache sollte anhand der Vertrags- und Rechnungsunterlagen nachvollziehbar sein. Eine Differenz sollte nicht allein deshalb akzeptiert werden, weil der Gesamtbetrag ungefähr plausibel erscheint.

Gestellter und bezahlter Zahlungsstand unterscheiden sich

Unterschiede zwischen Rechnungsstand und tatsächlichem Zahlungsstand können beispielsweise durch offene Rechnungen, Teilzahlungen oder Gutschriften entstehen.

Deshalb sollte nicht versucht werden, diese beiden Werte nachträglich zu einer einzigen Zahl zusammenzufassen. Für die Kontrolle des weiteren Zahlungsablaufs ist die getrennte Darstellung deutlich aussagekräftiger.

Typische Fehler beim Abgleich vermeiden

Einige Unstimmigkeiten entstehen weniger durch komplizierte Vertragsfragen als durch eine unübersichtliche Dokumentation.

Häufige Fehler sind:

• nur die Nummer der Rechnung mit der Nummer der Rate zu vergleichen,
• ausschließlich den aktuellen Rechnungsbetrag zu betrachten,
• gestellte Rechnungen und bezahlte Beträge gleichzusetzen,
• eine veraltete Fassung des Zahlungsplans zu verwenden,
• Teilzahlungen oder Gutschriften nicht zu berücksichtigen,
• Prozentangaben zu übernehmen, ohne die zugrunde gelegte Vertragssumme zu prüfen,
• nur auf den vorgesehenen Zahlungstermin zu achten und den zugehörigen Leistungsstand außer Acht zu lassen.

Für einen nachvollziehbaren Abgleich sollte daher jede Abschlagsrechnung einer konkreten Position im aktuellen Zahlungsplan zugeordnet werden können. Gleichzeitig müssen Soll-Betrag, gestellte Rechnungen und tatsächliche Zahlungen getrennt nachvollziehbar bleiben. So lässt sich eine Abweichung früh erkennen und gezielt klären, bevor sie sich auf weitere Abschlagszahlungen und den weiteren Bauablauf auswirkt.